倉庫・物流からトランクルームまで、トータルサポートする旭倉庫

文書保管|サービス内容

旭倉庫の文書保管サービスフロー

保管・管理


文書保管庫は、倉庫の3階(地上13m)以上に設置し、文書箱のみを保管する専用フロアとなっております。その文書保管庫内に耐震対策を施した専用の文書保管棚を設置し、1棚に1箱ずつ収納致します。文書箱の破損・汚損を防ぎ、お預かりしたままの状態で保管することが可能です。

文書保管庫の出入口は、全て電子錠で施錠管理し、監視カメラでモニター監視しております。夜間は警備会社による巡回と機械警備を実施しております。

お客様にご設定頂いた「文書管理番号(箱番号)」「保管満了日」をデータ管理し、バーコードシステムにより確認を行うことにより、確実に管理致します。同時に、入庫・出庫作業も迅速に対応致します。

強化芯段ボールを使用した、専用の文書保存箱をご用意しております。一般に流通している文書保存箱と比べとても頑丈で組立も簡単です。書類を綴じているバインダー、ファイル、クリップ等は、そのままの状態で保管できます。
サイズ:幅32cm×奥行44cm×高さ30cm
※上記サイズ以内であれば、お客様がご用意された文書保存箱でも保管可能

入庫・出庫・各種オーダー・運送

入庫・出庫の流れ

文書箱は、原則、“文書箱運送専用便”で運送致します。ただし、文書箱運送専用便の配送エリアは東京23区内と埼玉県南東部に限定させて頂いております。それ以外のエリアでは、貴重品取扱いの宅配便で配送致します。


廃棄

不要文書箱の廃棄(溶解)処理の流れ

  1. 入庫時にご設定頂きました保管満了日の月初に、お客様へ保管期限満了案内をご送付致します。
  2. お客様より廃棄のご指示を頂いた箱のみ廃棄致します。保管満了日延長のご指示があった場合や、保管満了日を迎えてもお客様から廃棄のご指示がない場合は、文書保管庫内で継続して保管致します。
  3. 廃棄処理業者へ引渡し後、廃棄処理場へ直送し、文書箱を開けることなく、そのままの状態で溶解処理致します。
  4. 廃棄(溶解)処理後に、機密処理証明書を発行致します。

閲覧


文書保管庫に隣接して閲覧室を設置しており、お預けいただいている文書箱の内容確認を行うことができます。一度に100箱程度閲覧できる広さがございます。


閲覧室は、1社様のみの貸切りとなる為、快適・安全に作業を行う事が出来ます。


必要な書類はコピーを取ったり、FAXを送る事も可能です。

旭倉庫の閲覧室

Webシステム(インターネット照会)

旭倉庫のWebシステム(インターネット照会)では、現在お預かりしている文書箱の「在庫照会」と「出庫オーダー」、「廃棄オーダー」を行うことができます。利用のお申込みをいただいたお客様には、専用のユーザーIDとパスワードを発行致します。

在庫照会システム

お預かりしている箱毎に、「部署コード(部署名)」「文書管理番号(箱番号)」「内容(箱の中身)」「保管開始日」「保管満了日」が表示されます。1箱毎のデータを一目で確認することができます。

照会内容(在庫一覧表)をお客様のPCにCSV形式でダウンロードすることができます。こちらをそのまま、お客様の管理台帳として活用することができます。

出庫オーダーシステム

画面上で必要な文書箱をクリックするだけで、在庫照会画面(在庫一覧表)から、直接出庫オーダーが可能です。改めて、メールによるオーダーは必要ありません。オーダーの手間を大幅に軽減できます。

廃棄オーダーシステム

画面上に表示された当月に保管満了を迎える箱毎に、廃棄オーダー(廃棄依頼)が可能です。出庫オーダー同様に、あらためてメールによるオーダーは必要ありません。



料金

旭倉庫の文書保管サービスでは、以下のような料金が発生致します。保管数量や今後の増減数、入出庫の頻度等により変動致しますので、詳しくはお問合せ下さい。

※入庫・出庫・廃棄・閲覧・文書保存箱の注文等がない限り、毎月発生する費用は、保管料のみとなります。


保管・管理 出庫 各種オーダー 入庫 廃棄 証明書発行 閲覧 システムWeb